ソフトクリエイト、営業の準備から提案までをCopilotで支援し1人あたり1日約90分を削減

同社は、引き合いの増加で営業部の手が回らなくなり、会議の事前準備、会議後の情報整理、提案書の品質確保という基本の動きが十分にできなくなっていた課題に対し、Microsoft 365 Copilotを営業部の一つで使い始めた。事前準備では公開情報からの業界動向の整理と、直近の取引や日報の要約をCopilotに任せる。会議後はTeamsの録画データからヒアリング内容を整理し、背景、目的、手段、達成基準の形に構造化して認識のずれを洗い出す。提案作成では、自社で作った添削用のエージェントにPowerPointを読み込ませ、抜け漏れ、曖昧な表現、論点のずれを指摘させている。定着のため、すぐ使える雛形の整備、隔週の共有会、先に使いこなす人による同僚への指導、社内コンテストを組み合わせたという。

• 同社の導入事例によると、営業担当1人あたりの削減時間は1日あたり約90分で、内訳は会議の事前準備、会議後の情報整理、提案作成がそれぞれ約30分だという
• 同事例によると、5名体制に当てはめると1日あたり450分、およそ1人日分の削減になるという
• 同事例によると、副次的な効果として、手戻りの削減、受注後の要件の見直しの削減、残業時間の大幅な削減が挙げられている

削減時間を工程ごとに分けて示している点が、この事例の読みどころである。事前準備、会議後の整理、提案作成のどこで時間が浮いたのかが分かれば、自社の営業で最初に試す工程を選びやすい。また、ツールを配るだけでなく、雛形の整備、成功体験の共有、先に使いこなす人からの指導といった定着の仕組みをあわせて用意している。営業の生産性向上では、使い方が個人任せになると効果にばらつきが出やすいため、運用面の設計も導入判断の観点に含めるとよい。